Track and Trace und Handelsdokumentation für einen Logistikbetreiber an der Karibikküste

Der Kunde ist ein kolumbianischer Spediteur und Drittanbieter für Logistik an der Karibikküste, der See- und Luftfracht zwischen Kolumbien, den Vereinigten Staaten und regionalen Märkten abwickelt, mit einem Zollmakler-Bereich und einem Zolllager in Hafennähe. Sein Kundenstamm sind kolumbianische Importeure und Exporteure neben Verladern aus den Vereinigten Staaten, die Waren in die Region bewegen.

Anfragen zum Sendungsstatus beanspruchten das Operations-Team. Jede Anfrage wurde von einem Operations-Koordinator beantwortet, der die Ausführungsarbeit unterbrach, um eine Sendung über Frachtführerportale, das System des Kunden und E-Mail-Verläufe hinweg nachzuschlagen. Die mittlere Bearbeitung dauerte 182 Minuten, und die Anfragelast beanspruchte nahezu ein Drittel der Koordinatorkapazität. Die Handelsdokumentation scheiterte bei der Ersteinreichung in einem Umfang, der echte Kosten verursachte. Die Annahmequote im ersten Durchlauf lag bei 70 Prozent, was bedeutet, dass nahezu drei von zehn Einreichungen zur Korrektur zurückgeschickt wurden, wobei jede die Verweilzeit erhöhte, die sich unmittelbar in Lagerkosten niederschlägt. Die beiden Probleme verstärkten sich gegenseitig. Dokumentationsablehnungen erzeugten Statusanfragen, die Koordinatorzeit beanspruchten, was die für die Dokumentationsgenauigkeit verfügbare Aufmerksamkeit verringerte. Das Wachstum hatte die Lage akut gemacht. Der Kunde hatte zwei bedeutende Verlader-Accounts aus den Vereinigten Staaten gewonnen und festgestellt, dass sein Betriebsmodell nicht skalierte, weil jede zusätzliche Sendung dem festen Koordinatorpool Anfragelast hinzufügte.

Corpshore Colombia schlug Barranquilla vor, dessen Karibikküstenhafen und Handelswirtschaft eine Belegschaft liefert, die in Logistik und internationalem Handel bewandert ist. Die Nähe zum Hafenkomplex war für die Dokumentationsfunktion von Bedeutung, die gelegentlich eine persönliche Koordination erfordert, die keine Offshore-Alternative bieten konnte.

Corpshore schlug vor, die Anfragebearbeitung von der Ausführung zu trennen, statt Koordinatoren aufzustocken, was die angenommene Lösung des Kunden war, und das Argument, dass die Statusanfrage eine Servicefunktion ist, die andere Fähigkeiten und Messung erfordert, entschied das Engagement.

Vierzig Spezialisten in Barranquilla: 18 am Track-and-Trace-Desk, 14 in der Handelsdokumentation und 8 in der Frachtführerkoordination, mit drei Teamleitern und zwei QA-Analysten. Die Abdeckung läuft von 06:00 bis 20:00 Uhr, Montag bis Samstag, ausgerichtet auf die Hafen- und US-Verladerzeiten. Das Dokumentationsteam umfasst Mitarbeiter mit früherer Erfahrung im Zollmaklerbereich.

Den Desk vom Ausführungsteam trennen. Statusanfragen wurden an einen dedizierten Track-and-Trace-Desk mit direktem Zugang zu Frachtführerportalen und dem Transportmanagementsystem geleitet, wodurch rund ein Drittel der Koordinatorkapazität an die Ausführung zurückgegeben wurde. Proaktives Meilenstein-Pushing. Statt zu warten, bis gefragt wird, sendet der Desk Meilenstein-Updates zu definierten Ereignissen, was einen erheblichen Anteil der Anfragen vollständig beseitigte. Dokumentations-Vorprüfung. Eine strukturierte Prüfung vor der Einreichung anhand einer kodifizierten Taxonomie der Ablehnungsgründe, aufgebaut aus der eigenen Ablehnungshistorie des Kunden, ergab, dass vier Gründe für die meisten Fehlschläge verantwortlich waren, allesamt an der Quelle vermeidbar. Automatisierung der Frachtführernachverfolgung. Die routinemäßige Meilensteinnachverfolgung wurde in einen geplanten, nachverfolgten Prozess mit Eskalationsschwellen überführt.

Bearbeitungszeit von Anfragen zur Sendungsverfolgung

Die mittlere Anfragebearbeitung fiel von 182 Minuten auf 40 Minuten. Das Anfragevolumen pro Sendung fiel um 43 Prozent, da die proaktive Benachrichtigung die Notwendigkeit vieler Anfragen beseitigte. Die Annahmequote der Handelsdokumentation im ersten Durchlauf stieg von 70 Prozent auf 96 Prozent, wobei die damit verbundene Reduzierung der Verweilzeit messbare Lagereinsparungen und einen deutlichen Rückgang der Kundeneskalationen erzeugte. Der Kunde nahm drei weitere Verlader-Accounts aus den Vereinigten Staaten an Bord, ohne Operations-Koordinatoren aufzustocken, das Ergebnis, das sein Operations Director als transformativ bezeichnet.

Die Taxonomie der Ablehnungsgründe und die Vorprüfung vor der Einreichung gehören dem Kunden und sind nun Teil seines Trainings im Zollmaklerbereich. Das proaktive Meilensteinmodell wurde auf das Account Management des Kunden ausgeweitet. Corpshore Colombia hat den Track-and-Trace-Desk zu einem definierten Logistikserviceangebot aus Barranquilla entwickelt.